Cómo elegir software para Facturae y FACe

Facturae es un formato y FACe un punto de entrada

Facturar a una administración no consiste en enviar un PDF por correo. Facturae identifica el formato estructurado utilizado en el circuito público español; FACe es el punto general de entrada de facturas electrónicas de la Administración General del Estado y de entidades adheridas. El proveedor debe crear el documento, firmarlo cuando corresponda, incluir códigos administrativos y entregarlo al punto correcto.

La Ley 25/2013 obliga desde 2015 a determinadas entidades, entre ellas sociedades anónimas y limitadas, a usar factura electrónica con las administraciones, aunque cada administración puede establecer excepciones reglamentarias para importes de hasta 5.000 euros. Fuentes revisadas el 5 de agosto de 2026: texto consolidado de la Ley 25/2013 y portal oficial FACe.

Escenario: una consultora consigue su primer contrato público

Una SL de consultoría factura normalmente a empresas mediante su aplicación habitual. Al ganar un contrato municipal recibe los códigos DIR3 del órgano gestor, la unidad tramitadora y la oficina contable. Su programa exporta facturas en PDF, pero no genera un Facturae firmado ni entrega el documento al punto requerido.

La decisión razonable puede ser activar un módulo, usar una herramienta especializada o acceder al canal facilitado por la administración. Cambiar toda la gestión por una sola factura sería excesivo; manipular un XML a mano cada mes sería frágil. La frecuencia, el número de organismos y la necesidad de seguimiento determinan el nivel de automatización.

Prueba de extremo a extremo

Usa datos de un expediente ficticio autorizado: razón social, NIF, número de contrato y tres códigos DIR3. Genera Facturae en la versión solicitada, aplica la firma adecuada, envíalo a un entorno disponible o valida el fichero con las herramientas oficiales. Después registra el identificador, consulta el estado y simula una corrección por un código erróneo.

Los criterios de selección son formato, firma, gestión de DIR3, entrega, estados, rectificación y archivo. Pregunta quién mantiene las versiones y cómo se recupera el XML original con sus justificantes. Si interviene un intermediario, el contrato debe aclarar soporte y responsabilidad ante un rechazo.

Caso límite: factura pequeña o administración no adherida

Que el importe sea inferior a 5.000 euros no crea una exención automática nacional. La administración correspondiente debe haberla previsto y puede exigir igualmente el canal electrónico. Tampoco todas las entidades públicas usan exactamente el mismo punto de entrada. Antes de elegir, consulta el pliego, el directorio y las instrucciones del destinatario.

Existe además una confusión frecuente: Facturae participa como una de las sintaxis previstas para el futuro sistema B2B, pero el circuito FACe actual sigue siendo B2G. Que una herramienta diga «factura electrónica» no prueba que firme, rellene DIR3 o entregue a una administración.

Conclusión: compra según frecuencia y rechazo asumible

Para operaciones ocasionales, una solución específica y control manual puede ser suficiente si deja archivo y seguimiento. Con varios organismos o facturación recurrente, conviene automatizar códigos, estados y correcciones. Descarta cualquier candidato que enseñe solo el XML exportado y no el recorrido de entrega. El mejor programa será el que reduzca rechazos sin esconder el documento original, el acuse ni la causa de error.